POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Date d’entrée en vigueur : 2025-08-27

Date de révision:

Renseignement personnel

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, le Centre Paramita de la Montérégie peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, etc.

CHAMPS D’APPICATION

Cette politique s’adresse à toutes les personnes impliquées dans les opérations de l’organisme.

CONSENTEMENT

Le Centre Paramita de la Montérégie collecte, utilise et communique un renseignement personnel avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication à des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par le Centre Paramita de la Montérégie. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à l’exécution de ses services par le Centre Paramita de la Montérégie, celui-ci pourrait ne pas être en mesure d’approuver cette demande.

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Centre Paramita de la Montérégie ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités. À titre d’exemple, il peut s’agir de renseignements collectés aux fins de la réalisation d’une transaction, aux fins de la tenue des dossiers ou toute autre fin déterminée par le Centre Paramita de la Montérégie et portée à la connaissance de la personne dont on demande le consentement.

Le Centre Paramita de la Montérégie invite les personnes impliquées dans les opérations à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s’assurer de leur compréhension.

Aux fins de la collecte des renseignements personnels, le Centre Paramita de la Montérégie encourage les personnes impliquées dans les opérations à utiliser les formulaires standardisés élaborés par le Centre Paramita de la Montérégie.

UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but de détecter et de prévenir une fraude, dans le but de fournir un service à la personne concernée.

Le Centre Paramita de la Montérégie peut être tenu(e) de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs, à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec.

Le Centre Paramita de la Montérégie peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans ce cas, Le Centre Paramita de la Montérégie établit un mandat ou un contrat écrit dans lequel il indique les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat ou du contrat et qu’ils soient détruits après sa fin.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, le Centre Paramita de la Montérégie doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi.

MESURES DE SÉCURITÉ

Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, le Centre Paramita de la Montérégie applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Plus spécifiquement, voici les mesures applicables : les papiers contenant des données personnelles sont détruits par déchiquetage.

INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Un incident de confidentialité est l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement personnel non autorisé par la Loi ou la perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

Le Centre Paramita de la Montérégie a mis en place un protocole de gestion d’un incident de confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d’incident. Ce protocole prévoit notamment les responsabilités attendues à chacune des étapes de la gestion de l’incident incluant les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Sans être limitatif, voici les principales responsabilités découlant de la présente politique.

La direction

S’assure que toutes les personnes chargées des opérations soient au courant des procédures énoncées dans la politique sur la protection des renseignements personnels.
Est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle (il) détient dans le cadre de l’exercice des activités de l’entreprise.
Adopte la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.
Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, elle (il) donne des directives, des formations et des instructions aux personnes en charge des opérations relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels.
Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d’incident de confidentialité, par exemple, la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels, la formation des personnes en charge des opérations, etc.
Dispose de méthodes uniformisées de classement des documents contenant des renseignements personnels.
Dispose de méthodes uniformisées de conservation des documents contenant des renseignements personnels, notamment quant à la procédure de numérisation.
Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité.
Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels. Plus particulièrement, elle (il) donne des directives ou des instructions aux personnes en charges des opérations relatives à la méthode de destruction sécuritaire, aux délais de destruction, etc.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi, le Centre Paramita de la Montérégie a nommé la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Elle s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu’elles sont conformes à la réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne figurent dans la section « Droit d’accès, de retrait et de rectification ».
La personne responsable de la protection des renseignements personnels assume la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des gestes prévus par la Loi.
Traite les demandes d’accès et de rectification des renseignements personnels. Elle traite également les plaintes relativement au traitement des renseignements personnels par le Centre Paramita de la Montérégie.
Est consultée dans le cadre d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Elle peut suggérer des mesures pour assurer la protection de renseignements personnels dans le cadre d’un tel projet.

Les personnes en charge des opérations (sous-contractants, bénévoles, employés, etc.) :

Une personne en charge des opérations du Centre Paramita de la Montérégie peut prendre connaissance du renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l’exécution de ses fonctions ou de son mandat.
S’assure de l’intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus par le Centre Paramita de la Montérégie.
Se conforme à toutes les politiques et directives du Centre Paramita de la Montérégie sur l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l’information et respecte les consignes qui lui sont présentées.
Utilise uniquement l’équipement et les logiciels autorisés par le Centre Paramita de la Montérégie.
Assure, le moment venu, la destruction sécuritaire des renseignements personnels conformément aux consignes reçues.
Signale immédiatement à son supérieur immédiat tout acte, dont il a connaissance, susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité relatives aux renseignements personnels.

DROIT D’ACCÈS, DE RETRAIT ET DE RECTIFICATION

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par le Centre Paramita de la Montérégie.

Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit.

Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques.

Le Centre Paramita de la Montérégie peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi.

PLAINTES

Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses renseignements personnels par le Centre Paramita de la Montérégie. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximal de 7 jours par la personne responsable de la protection des renseignements personnels et une réponse écrite lui sera adressée.

Pour faire une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels ou pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Nom : Myriam Messier

Titre : Trésorière

Téléphone : 438-345-9950

Courriel : myriam.paramita@gmail.com

DROIT DE L’ENTREPRISE DE MODIFIER LES POLITIQUES, ETC.

L’entreprise se réserve le droit de modifier, révoquer, suspendre, annuler ou changer cette politique, en entier ou en partie, en tout temps, avec ou sans préavis.